Good gossip & playlists

Een groot deel van mijn werk doe ik in meerjarige internationale projecten met meestal tien tot twintig andere partners (organisaties) in Europa. Elk project heeft een andere focus, een ander doel of onderwerp – maar in de kern willen we in zo’n project vooral goed samenwerken - en daarvoor moet je elkaar een beetje kennen. Door de COVID-pandemie hebben we al een tijd geen fysieke bijeenkomsten gehad. Dus hoe leren we de mensen nu in een project beter kennen?

Aangezien ik veel werk met organisaties buiten Nederland ben ik eigenlijk best wel gewend aan het online werken voor de dagelijkse gang van zaken. Maar normaal zijn er kick-off-meetings en twee keer per jaar een consortium-bijeenkomst met alle partners die ons de gelegenheid bieden fysiek bij elkaar te zijn. Zo kunnen we samen aan taken werken die moeilijk online of op afstand te doen zijn. 

Voor mij persoonlijk is een van de belangrijkste voordelen van een fysieke bijeenkomst dat je de mensen achter de organisaties leert kennen: de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren, die allemaal een eigen verhaal hebben en unieke kwaliteiten en visies hebben op het uitvoeren en benaderen van het onderwerp. Als je iemand in levende lijve heb ontmoet dan is het veel makkelijker om me in te leven in hun persoon, dan als ik enkel namen en gezichten op een scherm ken.

Een project waarin ik voor Waag werk, en dat middenin de pandemie startte, is Centrinno. In dit project zijn 26 organisaties betrokken, waarbij gemiddeld elke organisatie vertegenwoordigd wordt door zo’n vier mensen. Dat is een grote groep mensen. Het is mijn taak om de pilots die plaatsvinden in negen verschillende steden te coördineren en kennisuitwisseling te faciliteren. Dit betekent dat er samenwerking nodig is met bijna alle partnerorganisaties. Om dit in goede banen te leiden organiseren we tweewekelijke calls, spreekuren, online trainingssessies en speelse break-outsessies. Ik vraag mensen altijd hun camera aan te houden en hun volledige naam te delen. Al deze dingen dragen bij aan het gevoel dat we allemaal een team zijn. 

Ik wil graag twee kleine interventies uitlichten die ons geholpen hebben mensen te leren kennen op een makkelijke en informele manier, en om een gemeenschap van mensen op te bouwen die bij elkaar op hun gemak zijn. En tot nu toe werken ze erg goed!

1. De Centrinno-playlist
Toen het project op volle toeren begon te draaien steeg ook het aantal (online) afspraken. In deze meetings zijn er soms ongemakkelijke stiltes, bijvoorbeeld aan het begin van de meeting waarbij er gewacht wordt op mensen die later ‘binnenkomen’, of tijdens de pauzes van lange sessies. Om dat ongemak te doorbreken begonnen wij ‘liftmuziek’ te draaien. En al snel kwamen mensen met suggesties voor nummers, wat uiteindelijk leidde tot de Centrinno-playlist op Spotify. Deze playlist is nu toegankelijk voor alle partners, blijft groeien, en staat vol met bijdragen van elke persoon die actief is in het project. Het is iets dat we samen maakten en het vertegenwoordigt onze collectieve identiteit als een consortium. 

2. Good gossip & goed nieuws
Elke twee weken organiseren wij een online bijeenkomst om de voortgang bij de lokale partners door te nemen, waar het merendeel van de project partners bij aanwezig is. Deze meetings zijn gedeeltelijk bedoeld om kennisoverdracht tussen de partners te laten plaatsvinden. Maar om dat te kunnen doen, moet je weten waar welke kennis zit. 

De laatste jaren heb ik ervaren dat de kennis die het meest nodig is, geregeld de kennis is waarvan mensen niet wisten dat ze het hadden of niet wisten dat het relevant was. Dit is kennis die niet per se expliciet professioneel hoeft te zijn, het kan ook gaan over ervaringen, kennis of contacten die mensen in hun leven hebben opgedaan. 

Vaak is het makkelijker om anderen te laten vertellen over jouw vaardigheden en kennis; omdat je niet weet dat jouw kennis relevant is of omdat je te bescheiden bent om die kennis te claimen. Daarom heb ik het concept ‘Good gossip’ geïntroduceerd: laat mensen iets leuks of nuttigs vertellen over iemand anders in de groep. Bij voorbeeld: Nanne, projectmanager bij Waag, is erg goed in het bakken van brood. Conceptontwikkelaar Thieu heeft een Print&Play-tentoonstelling voor het Museum Boijmans van Beuningen ontwikkeld en Creative Director Dick is een getalenteerde schilder. 

Op het eerste gezicht lijkt dit misschien niet relevant voor het project – maar je weet nooit waar je relevante kennis en ervaring vandaag kunt halen. Het is in ieder geval een positieve bevestiging voor je collega’s: je geeft ze een compliment door hun expertise uit te lichten, en tegelijkertijd werk je aan een informeel netwerk van mensen die elkaar beter leren kennen op persoonlijk vlak en buiten het project om. Dat gaat de samenwerking in de toekomst alleen maar ten goede komen.

Deze roddelsessie hoeft maar vijf minuten aan het begin van een bijeenkomst te kosten en zorgt er in ieder geval voor dat de stemming meteen positief is. En je hoeft jezelf natuurlijk niet alleen te beperken tot roddels over mensen – elk goed nieuws is de moeite waard om te delen. Wie wil er nu geen goed nieuws horen?

Deze blog werd eerder, in licht aangepast vorm, gepubliceerd op waag.org onder de titel: ‘Speelse interventies voor online samenwerken’ dd. 30-06-2021